• Eva Wuyts en Sam Capiau
• Vlaamse Erfgoedbibliotheek
• 2014-9-25

Waarom wilde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek met crowdfunding experimenteren?

Uit eigen onderzoek weten we dat de conserveringsnoden van erfgoedbibliotheken erg hoog zijn, maar de middelen ontoereikend. In deze tijden van economische crisis en budgettaire krapte is er dan ook de (interne) vraag en de (externe) verwachting om aanvullende financiering te zoeken. Daar wilden we als Vlaamse Erfgoedbibliotheek iets mee doen.

Aanvankelijk dachten we aan een traditionele Adopt-a-Book-campagne zoals we die kennen van grote bibliotheken uit de Angelsaksische wereld. Maar al snel besloten we om de kaart te trekken van crowdfunding. Dat was in die tijd – medio 2012 – nog een vrij onbekend fenomeen in Vlaanderen.

We wilden vooral prikkels geven om te gaan zoeken naar bijkomende middelen. Samen met de sector experimenteren en zo expertise opbouwen om vooruit te komen. Crowdfunding is werken op korte termijn. Dat maakt het behapbaar voor de vaak kleine erfgoedbibliotheken.

Dat we iets nieuws konden introduceren in de cultureel-erfgoedsector was maar één motief om te kiezen voor crowdfunding. Een veel belangrijkere reden was dat crowdfunding niet alleen draait om centen. Het gaat ook over interactie met potentiële donateurs. Boekensteun was voor ons niet alleen een fondsenwervingscampagne. Het was evengoed een communicatieactie om de waardevolle collecties van erfgoedbibliotheken op de kaart te zetten.

Door de samenwerking met het Vlaams Fonds voor de Letteren hebben we het verhaal verbreed: van alleen conservering naar creatie van en zorg voor het boek. Door de steun van de Koning Boudewijnstichting en de integratie van bestaande praktijken is het project uiteindelijk een mix van crowdfunding en klassiekere vormen van fondsenwerving geworden.

Welke rol speelde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek in Boekensteun?

Boekensteun is als project ingediend bij de Vlaamse Gemeenschap door de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, samen met verschillende andere partners. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek was de belangrijkste trekker in dit samenwerkingsverband. Ze was aan boord voor de coördinatie en communicatie. En om het project op langere termijn te borgen. Dat doen we via de online toolbox Vele kleintjes.

Het is onze rol als Vlaamse Erfgoedbibliotheek om erfgoedbibliotheken te ondersteunen. We hebben eerst een collegagroep in het leven geroepen van geïnteresseerde bibliotheken. Die hebben we intensief begeleid. Crowdfunding vereist veel nieuwe competenties en die moeten je leren. Daarom organiseerden we vorming rond fondsenwerving, sociale media en copywriting. We hebben ook gezorgd voor een permanente helpdesk en de nodige communicatiemiddelen.

Wat waren de belangrijkste succesfactoren voor de projecthouders?

De belangrijkste factor is ongetwijfeld de keuze van de conserveringsprojecten. Een goed crowdfundingsproject is concreet en heeft tegelijk iets unieks. Mooie voorbeelden daarvan zijn de projecten van Damiaan Vandaag en het Begijnhofmuseum uit Turnhout: die gingen om de restauratie van herontdekte topstukken. Het waren echte publiekstrekkers die ook donaties opleverden van buiten de eigen kring van vrienden en kennissen.

Ook belangrijk is de ondersteuning die de Vlaamse Erfgoedbibliotheek aan de projecthouders gaf. In een aantal workshops rond fondsenwerving en communicatie kregen ze duidelijke richtlijnen om de eigen campagne vorm te geven. Dat de projecthouders via deze sessies een klankbord voor elkaar vormden was ook goed. Zo kregen ze het gevoel er niet alleen voor te staan.

Positief was ook dat crowdfunding nieuwe vormen van samenwerking stimuleert. De projecthouders gingen op zoek naar interne en externe partners om hun campagne te helpen vormgeven. Vooral samenwerking met erfgoedcellen, verenigingen en de lokale pers waren een duidelijke meerwaarde. Ze maakten de acties geloofwaardiger en zichtbaarder.

Wat waren de belangrijkste succesfactoren voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek zelf?

Crowdfunding is nieuw in Vlaanderen, en zeker in de sector van erfgoedbibliotheken. Boekensteun was dan ook een manier om het dynamische karakter van de sector in de verf te zetten. Daarom was het ook zo belangrijk dat we dit onder de gezamenlijke vlag van Boekensteun konden doen. Dat werkte versterkend en gaf vertrouwen. Zowel voor de individuele bibliotheken als voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek was de positieve aandacht mooi meegenomen.

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek had geen hooggespannen verwachtingen en was zelf verrast door het succes. We zaten ook in een underdogpositie omdat we werkten vanuit kleine instellingen en een minder gekende sector. Het is een succes dat maar liefst elf kleine en grote bibliotheken het hebben geprobeerd. En dat ze er meestal ook in slaagden. Het laat zien dat het project voorziet in een reële behoefte aan bijkomende financiering voor de sector.

Zijn er onverwachte positieve effecten opgetreden?

De samenwerking met het Vlaams Fonds voor de Letteren betekende dat we een sparring partner hadden waarmee we ideeën konden uitwisselen. We moesten ook sneller en heel resultaatgericht werken.

Een aantal projecten was verrassend: omdat het om bibliotheken ging die de Vlaamse Erfgoedbibliotheek nog niet kende, omdat de aanpak origineel was en omdat projecthouders enorm veel energie en inspiratie in hun actie staken. En projecthouders konden op de Boekenbeurs staan. Ook al leverde dat weinig op, het was een unieke en leerzame ervaring.

Boekensteun heeft in de sector het discours rond financiering beïnvloed. Het concept om zelf een deel van de verantwoordelijkheid te nemen en fondsen te werven wint aan terrein. Ook het besef dat crowdfunding niet enkel om de centen draait vindt ingang.

Waren er onverwachte uitdagingen?

De beslissing om samen met het Vlaams Fonds voor de Letteren één platform te creëren gaf het project een onverwachte wending. Het leverde ook een probleem op qua timing. Het project moest ineens veel sneller gaan. Die druk op de ketel was op zich niet slecht. Maar het zorgde zeker in het begin voor heel wat improvisatie en bijsturing. Het bredere verhaal rond het oude én het nieuwe boek maakte ook dat onze insteek – de noden van erfgoedbibliotheken – minder uit de verf kwam.

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft de projecthouders intensief begeleid. Heeft die begeleiding opgeleverd wat jullie ervan verwacht hadden?

Er was op voorhand geen duidelijk idee over wat de begeleiding moest opleveren. We vonden het vooral onze plicht om zo goed mogelijk de bibliothecarissen bij te staan die dapper genoeg waren om met ons de sprong te wagen. We hebben er de formule van een collegagroep voor gebruikt: de piloot van een aanpak die we in de toekomst ook voor andere thema’s gaan gebruiken.

De projecthouders hebben veel bijgeleerd, ook over andere zaken die niet specifiek zijn voor crowdfunding, zoals communicatie en marketing. Dat kunnen ze later ook weer gebruiken in hun werk. We hadden ook graag sessies aangeboden over storytelling en het maken van promotiefilmpjes, maar het is de bibliotheken aardig gelukt zonder die hulp

Hoe verliep de samenwerking met het Vlaams Fonds voor de Letteren?

Het Vlaams Fonds voor de Letteren was een boeiende sparring partner en door de samenwerking konden we allebei aanzienlijk besparen. De timing was voor ons wel een probleem: de Vlaamse Erfgoedbibliotheek moest sneller gaan dan het plan was. Er moesten ook heel wat compromissen gesloten worden. Er waren grote verschillen qua insteek en ambities. Er was geen duidelijke persstrategie en de boodschap naar de pers was daardoor te ambigu: Boekensteun werd voorgesteld als een opdracht vanuit het beleid enerzijds en een project door en voor de erfgoedbibliotheeksector anderzijds.

En de samenwerking met de Koning Boudewijnstichting?

De Koning Boudewijnstichting is een partner die vertrouwen wekt en staat voor kwaliteit, zowel bij de projecthouders als bij de donateurs. De mensen van de stichting geloofden in het project: voor ons een stimulans om sceptici te overtuigen. We konden fiscale attesten uitreiken door de oprichting van een apart fonds binnen de stichting. Dat genereerde extra giften. Het nadeel was dat we daardoor twee betaalstromen moesten communiceren en beheren: één via het crowdfundingsplaform Voordekunst en één via de Koning Boudewijnstichting.

Door onze contacten met de stichting wisten we dat we niet alleen mochten rekenen op het internet. Dat was ook al gebleken uit het haalbaarheidsonderzoek dat we vooraf hadden laten maken. Een goede mix tussen online en offline fondsenwerving is de sleutel tot succes. Sommigen betalen via pc-banking, anderen hebben een papieren overschrijvingsformulier nodig. Of een folder als geheugensteuntje.

Op welke manier hebben partners als de Universiteit Antwerpen, de VVBAD en FARO het project ondersteund?

De andere partners hebben op een minder actieve manier kunnen bijdragen dan de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en ook zijzelf hadden gehoopt. Dat kwam omdat we veel tijd moest steken in de samenwerking met het Vlaams Fonds voor de Letteren. Er was wel een stuurgroep, en een werkgroep fondsenwerving.

De stuurgroep heeft gereflecteerd over het traject en heeft dus meer als klankbordgroep gefunctioneerd. De Universiteit Antwerpen heeft een stagiaire geleverd, FARO heeft meegewerkt aan de vormingssessies en de VVBAD heeft gecommuniceerd over Boekensteun. Sommige erfgoedcellen zijn minder betrokken geweest door omstandigheden als het afhaken van mogelijke projecthouders.

Hoe kijken jullie aan tegen de verzuchting van projecthouders dat crowdfunding heel arbeidsintensief is? En dat de kosten en de baten ervan niet altijd in evenwicht zijn?

De winst mag je niet enkel uitdrukken in het geld dat opgehaald is. Er zijn ook andere, immateriële baten zoals het doorlopen van een leerproces, de verhoogde zichtbaarheid, een breder netwerk, een ander imago en zelfs het verbeteren van interne communicatie en een sterkere teamgeest. Met die winst is de balans zeker positief. Boekensteun is een investering in de toekomst: met één keer meedoen renderen je inspanningen niet optimaal, pas door meer acties te ondernemen pluk je de vruchten van de eerste investering. Het echte rendement komt dus later, dit waren de opstartkosten.

Zijn voor jullie zelf de kosten en de baten van Boekensteun in evenwicht?

Zuiver financieel gezien is er geen evenwicht. Maar ook voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek zijn de immateriële baten groot. We hebben verschillende instellingen en organisaties beter leren kennen, we hebben ons netwerk vergroot en we hebben het imago van erfgoedbibliotheken helpen verbeteren. We hebben ook ons eigen imago van een innovatieve organisatie die staat voor kwaliteit en samenwerking versterkt.

Wat heeft Boekensteun de erfgoedbibliotheeksector opgeleverd?

In het algemeen heeft Boekensteun de sector een eigen gezicht en een positief imago gegeven. Het heeft ook de waarde en diversiteit van erfgoedbibliotheekcollecties aangetoond. Boekensteun is hopelijk ook een aanzet voor bredere publiekswerking en structurele fondsenwerving in de sector.

Hoe zien jullie de toekomst van Boekensteun?

Fondsenwerving en dus ook crowdfunding is een verhaal van trial and error. Er zit volgens ons heel veel potentie in Boekensteun die nu nog niet is aangeboord: andere projecthouders, andere objecten, andere insteken. Elk project levert nieuwe inzichten op over wat werkt en wat niet. Maar voor de Vlaamse Erfgoedbibliotheek alleen is het niet mogelijk om een apart crowdfundingsplatform in de lucht te houden.

De naam Boekensteun en de campagne zullen we wel behouden, om nieuwe erfgoedbibliotheken de kans te geven om te gaan crowdfunden. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek blijft bereid om ervaringen uit te wisselen en bibliotheken hierbij te begeleiden.

En de toekomst van crowdfunding in Vlaanderen?

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek heeft geëxperimenteerd met crowdfunding op het moment dat dit in Vlaanderen nog in zijn kinderschoenen stond. Zowel het publiek als de culturele sector moeten zich dit fenomeen nog verder eigen maken. We geloven dat crowdfunding ook in Vlaanderen een toekomst heeft, als er voldoende ondersteuning is en er breed wordt gesensibiliseerd.

Met crowdfunding alleen zal je nooit de structurele werking van een organisatie kunnen financieren, en dat zou ook niet de bedoeling mogen zijn. Het is eerder een kans om samen met jouw community mooie dromen te realiseren. Soms zal het lukken, soms niet. Maar wie niet waagt (of vraagt), niet wint.